Documentación en regla en las Empresas Familiares

Prepararse para la continuidad en el ocaso…

Para cualquier Fundador de una Empresa Familiar, pensar en el futuro de su negocio es una prioridad, y parte fundamental de esta planeación implica prepararse para imprevistos, incluyendo el fallecimiento.

Tener la documentación legal y financiera en regla no solo es una cuestión de orden administrativo; también es una estrategia de continuidad para proteger a la empresa, a los colaboradores y a la Familia Empresaria. La falta de documentación adecuada puede llevar a problemas legales, conflictos familiares y la posible interrupción de las operaciones, generando complicaciones que afectan tanto la estabilidad de la empresa como el bienestar familiar.

1. Documentación esencial para la continuidad de la empresa.

La documentación en regla garantiza que, en caso de que el Fundador ya no esté, la Empresa Familiar cuente con una base sólida para que perduren sus operaciones. A continuación, se describen algunos documentos esenciales:

• Testamento o fideicomiso: Es importante que el Fundador defina la distribución de los bienes, incluyendo la empresa y otros activos familiares, para evitar disputas entre los herederos. En algunos casos, un fideicomiso puede ser la mejor opción, ya que permite administrar y proteger el patrimonio de forma profesional.

• Acuerdos de socios y pactos familiares: Estos documentos regulan aspectos como la entrada de nuevos socios, las condiciones de venta de participaciones y las reglas de gestión en situaciones extraordinarias. Un protocolo familiar, en particular, ayuda a evitar conflictos al establecer normas claras para el papel de cada miembro de la familia en la empresa.

• Plan de sucesión: Tener un plan de sucesión detallado permite definir quién tomará las riendas de la empresa en caso de ausencia del fundador. Este plan debe incluir las capacidades, responsabilidades y expectativas del sucesor, así como los pasos a seguir para transferir conocimientos.

• Registros contables y financieros: Contar con una documentación contable y financiera ordenada es clave para asegurar la operatividad. Esto incluye estados financieros, contratos, balances, y cualquier otro documento que facilite el análisis de la situación económica y permita seguir cumpliendo obligaciones fiscales y legales.

• Permisos y licencias vigentes: Es fundamental mantener actualizados todos los permisos, licencias y registros necesarios para la operación de la empresa. En caso de fallecimiento del Fundador, esto evitará que la empresa enfrente sanciones por falta de cumplimiento.

2. Asignar una persona de confianza que conozca los detalles de la empresa.

Además de la documentación, es crucial contar con alguien de confianza que esté familiarizado con el funcionamiento diario y estratégico de la empresa. Este “depositario de confianza” debe ser una persona que entienda tanto los aspectos operativos como los familiares, lo cual puede facilitar una transición ordenada.

• Conocimientos necesarios: La persona debe tener conocimiento de las áreas clave, como la estructura organizativa, las relaciones con clientes y proveedores, la situación financiera y los proyectos estratégicos en curso. Idealmente, debería ser alguien que ya tenga una relación cercana con la empresa y sea respetado por la Familia Empresaria.

• Designación formal y comunicación con la familia: Esta persona de confianza debe estar designada formalmente y contar con el respaldo legal adecuado para actuar en situaciones de emergencia. Además, es esencial que la familia esté informada de su rol y lo respete, de modo que, en caso de fallecimiento del fundador, su intervención sea vista como un apoyo y no como una imposición.

3. Crear un manual de procedimientos y políticas internas.

Un manual de procedimientos detallado es otra herramienta valiosa para la continuidad. Este documento debe describir los procesos críticos, los contactos relevantes, y las políticas internas para facilitar la gestión en caso de ausencia del fundador. Algunas secciones importantes pueden incluir:

• Procedimientos operativos: Definir cómo se realizan las actividades diarias, desde la producción hasta la atención al cliente.

• Protocolo de decisiones importantes: Instrucciones sobre cómo se toman decisiones importantes, en especial aquellas que involucran aspectos financieros, comerciales o estratégicos.

• Información de contactos clave: Una lista de contactos de proveedores, clientes y asesores externos, como abogados y contadores, para facilitar el acceso a los recursos y la red de apoyo de la empresa.

4. Establecer un consejo familiar o asesor.

Para evitar que la empresa enfrente incertidumbre en momentos críticos, muchos Fundadores optan por establecer un Consejo Familiar o un Consejo Asesor. Este consejo, compuesto por miembros de la familia y asesores externos, puede proporcionar apoyo y orientación en situaciones difíciles, actuando como un puente entre la Familia Empresaria y el equipo de liderazgo.

• Funciones del consejo: Un Consejo Familiar o asesor puede encargarse de tomar decisiones estratégicas en ausencia del Fundador, apoyar al sucesor en sus responsabilidades y servir de foro para resolver conflictos familiares o de negocio.

• Estrategias de comunicación: Es importante que este consejo mantenga una comunicación constante con todos los miembros de la empresa y que las decisiones se tomen de forma transparente. Esto genera confianza y facilita la colaboración de todos los involucrados en momentos de transición.

5. Prepararse para imprevistos como una inversión en el futuro.

Mantener la documentación en regla y contar con una persona de confianza no es solo un acto de responsabilidad, sino una inversión en el futuro de la Empresa Familiar. Cuando el Fundador toma estas precauciones, asegura que, en caso de fallecimiento, su legado continúe y que su familia y colaboradores tengan una base sólida para adaptarse y seguir adelante. Además, la empresa se vuelve más resiliente y mejor preparada para enfrentar otros retos.

Al contar con una planificación adecuada, el Fundador contribuye a preservar la armonía y la estabilidad, tanto en la empresa como en la familia, evitando tensiones y conflictos que pueden surgir en momentos de vulnerabilidad. Con una documentación bien estructurada y un equipo de apoyo preparado, la Empresa Familiar puede afrontar cualquier circunstancia de manera eficiente, respetando el legado del Fundador y garantizando su continuidad.

La prevención y la organización pueden parecer un trabajo arduo, pero los beneficios de contar con una empresa preparada para los imprevistos son incalculables.